企业运行成本的高低常常决定于一些细节的处理，例如办公用品的采购和消耗，就是一项可大可小的开销，若管理良好，可以维持在较低的水平上，而若控制不良，则会导致办公材料使用混乱和大量浪费，因此，如何从各个细节上优化企业管理，降低成本，是当前企业普遍重视的问题。某知名酒企通过内部对标的方式，在泓冰标杆专家团队的辅导下，对办公用品的标准进行了优化，取得了相当不错的效果。

在泓冰标杆专家团队指导的第一次问题自查中，资源管理办公室人员发现，办公用品的采购没有任何配置清单，许多急需物品没有采购，需求较小的物品却有很多积压。针对这些问题，办公室人员成立了独立的课题组，并从制度、办公用品分类、办公用品配置标准、办公用品采购管理、办公用品发放领用管理、维保管理、固定资产的盘点调拨等多个方面展开讨论，对办公用品管理进行了全方面多角度的完善提升，具体工作流程如下：

1. 优化办公用品发放领用管理

由综合部对所采购物品当日入库登记，并按照各部门提交的采购申请单进行各部门办公用品划分，电话通知各部门的兼职办公用品管理员领用。

为规范公司办公用品的统一管理，方便综合部的采购与发放，将公司办公用品领用清单列出，清单所列物品为各部门能领用物品。此清单中不存在的物品，各部门应详细写出所用事项，综合部核实情况予以采买发放。

大宗物品（电脑、传真机、打印机等）领取须填写《大宗物品申请领用单》，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。

2.建立健全办公用品、大宗物品台账

领用记录由综合部建立《办公用品台账》、《大宗物品台账》及时登记。

经过以上的一系列改进措施，办公用品管理的工作逐步实现了精细化和标杆化，运行效率大大提高，每月的办公用品采购费用也不断下降。以往，每月的办公用品采购费用一直存在超支现象，现在不但不超预算，反而低于以往的数额。本项目虽小，但问题的提出和解决均遵循了标杆管理剪刀流的思考过程，且取得了相当不错的成果，是标杆管理理论实用性的又一例证。