您适合开放式办公吗？

北京交通大学经济管理学院企业文化管理研究所所长 黎群博士

（原载于新浪潮杂志2002年第11期，微信公众号：jdliqun）

    相对于传统的封闭式办公方式，现代企业基于人本管理的理念越来越多地倾向于开放式办公。开放式办公不仅指办公环境，通常还包括灵活的上班时间、实验器材开放以及走动式管理等方式。随着信息技术的发展，一些新的开放式办公方式如虚拟办公室也应运而生。一、开放式办公的方式 1、 开放式办公环境 Steelcase公司行政总裁James E. Hackett突然来了灵感，他不再需要走过长长的走道，敲门进到别人办公室里去。现在他只需转过座椅，面对着业务副总裁Robert Ballard或公司其它25位经理人中的任何一位，就可以迅速得到反馈，他们都坐在附近的开放办公区内。在过去的两年中，作为办公家具的主要生产商，Steelcase公司拆掉了其经理人办公室之间的墙，开始试验其办公设计新理念。现在根据工作要求和职责，该公司业务相邻的经理人及其助手被安排在一起。他们使用隔间或个人港，即该公司制造的可移动的、电话亭式个人办公室。办公区内还包括团队空间和通讯中心，其中设有屏幕、悬挂式投影机、电脑端口及电源插座。Steelcase公司的人力资源总监Dan Wiljanen说：“到现在为止，这个实验进展不错，由于彼此离得近，作为领导团队我们参与的活动有所增加。随着互动的增加，彼此之间更加熟悉，这促进了彼此间良好工作关系的发展”。 惠普公司的每个人，包括最高主管，都是在没有隔墙、没有门户的大办公室里工作的。戴维.帕卡德在其“惠普之道”一书中写道：这种随时可以见到的做法也有其缺点，那就是随时可能受到干扰。但是，在惠普公司我们发现，这种做法的好处远远超过其不利之处。我们希望我们的工作人员以一种较为简单和直接的方式彼此进行沟通，以常理为指导，而不是以条条框框为指导。为了把工作做好，每个人可以随意找自认为恰当的人去了解情况。没有什么东西比亲自的相互沟通更能促进合作和团队精神，更能在员工之间建立一种信任和理解的气氛了。 在惠普公司研发部，一条大道穿越整个办公区。计算机及工程人员可以在这里碰面，一起去喝咖啡，非常随意地探讨各种新的想法和方案。走道尽头是一个团队工作区，配有桌子、咖啡和用来写写画画的白板。办公设计的改变反映了人们对最有效地开发产品及服务的观念在不断变化，美国室内装潢协会的前任会长Gary Wheeler说：“过去，站在饮水机旁会被斥为闲谈。现在则大加提倡，因为在那里可以产生灵感。”惠普公司的一位办公场地策划专家Robert C. Jakubowski说：“这是个办公环境研发项目，我们在为各种团队创造更多的开放空间，使人们能随时互动交流。” 2、 灵活的上班时间 灵活的上班时间并非对所有的工作都合适，但是对许多工作是适合的。惠普公司实行灵活上班时间的做法是惠普公司信任人的最受到广泛传扬的例子。惠普公司最初于1967年在其德国伯步林根的工厂开始实行，现在这种做法在整个惠普公司已被广泛采用。根据惠普公司的制度，员工可以上午很早来上班，或是上午9点来上班，然后在干完了规定的工作时间之后离去。灵活的上班时间是惠普公司尊重人、信任人的具体表现。惠普公司既看到了员工个人生活很繁忙，同时也相信他们能够同其上司和工作群体一起制订一个既方便个人，又公道合理的工作时间表。 3、 实验器材开放 当帕卡德和休利特创办惠普公司时，他们便要求公司的零件箱和储藏室应该始终开放。并非每个人都领会这个命令，在几年以后发生了这样一件事：一个周末休利特来到工厂想干点活，他在公司的一个储藏室外面停下来想取一台显微镜，但他发现放器材的地方已经上锁，他便砸开门闩，并留下一张字条，坚持要求人们不要再把储藏室上锁。保持实验器材开放，在两个重要的方面对惠普公司有利。从实际工作的观点来看，容易拿到零件和工具对产品设计者和其他一些希望在家里或在周末谋求使新的设想取得结果的人有帮助。更重要的是，开放实验器材也是惠普公司办事方式中一种信任的象征。 4、 走动式管理 自20世纪80年代以来，西方企业开始流行“走动式管理”。所谓“走动式管理”，是指企业的领导者走出办公室，经常深入生产现场，以与企业的各层次、各种类型的员工接触、交谈的方式，加强上下级的情感沟通，建立融洽关系，从而了解问题、征求意见，贯彻企业的战略意图。 惠普公司通过走动式管理帮助经理们了解员工和他们正在做的工作，同时使他们自己也更加平易近人。惠普公司认为，每个人都希望搞好工作，但要保证质量，要求注意每个细节，通常书面指令是很难面面俱到的，必须亲自深入实际才行，这种亲自参与的做法在公司的各个部门都很重要。惠普公司的创始人帕卡德和休利特在视察时始终坚持到处走走看看，这使他们有机会无拘束地会见他们的员工并和员工交谈，看看员工正在进行的工作。 5、 虚拟办公室 虚拟办公室是指传统办公室之外的任何工作场地，在那里人们仍可从事与传统办公室相同的工作。虚拟办公室一般都配备多项技术设备，它们组合在一起使人们能再造传统办公室所提供的配套服务。虚拟办公通常可以减少房地产开支、提高生产率、增加利润以及改善顾客服务。 随着业务的地区化，IBM新加坡公司想让其职员能随时随地得到所需信息。公司把特意设在IBM大厦和加基武吉路大楼里的工作站交给销售、服务和营销的流动人员使用，这是IBM公司于1993年开始实施的员工流动性全球变革计划的一部分。一种订位系统软件可以给职员指定一个工作场地，里面装有电话线。职员把IBM笔记本电脑接上电话线便可以工作。另一套系统自动将呼入的电话转到他的工作场地，无论他到哪儿都能对他进行寻呼。 现在对惠普新加坡公司的客户服务经理Joseph Poon来说，上班并不表示要上办公室，并整天坐在办公桌前。他不用每天早上赶到亚历山大路的惠普公司总部出勤，而是可以选择在客户的网址上工作一天，或者干脆在家中办公。人们总可以通过寻呼和移动电话找到他，他的移动电话甚至还能接收电子邮件。如果他需要使用公司的办公室，可以随时去公司的专用公共办公区。那里有几张空办公桌供惠普公司的“流动职员”使用，桌上装有几个电源插座用来接他们的笔记本电脑，另外还有一个红外线的无线网络使他们可以与公司内部的全球网络联接。“我的工作效率大有提高，” Joseph Poon说，“我们业务的性质就是要面对顾客，而不能躲在办公室。” 二、开放式办公体现的现代管理理念 1、知识经济背景下注重文化管理的理念 知识经济将逐渐成为二十一世纪的主导型经济形态。知识经济所依赖的知识和智慧不同于传统经济所依赖的土地、劳动与资本等资源，它们是深藏在人们头脑中的资源。智慧和知识的分享都是无法捉摸的活动，上级无法监督，也无法强迫，只有让员工自愿合作，他们才会贡献出自己的智慧和知识。文化管理注重使员工获得充分发挥自己聪明才智，不断实现自我的优越条件。员工自我发挥、自我实现和自我完善的需要，也只有在文化管理的环境中才能获得满足，因此优秀的企业文化能够充分挖掘智力资源的潜能。开放式办公能够很好地体现出企业注重文化管理的理念，如通过开放式办公环境的营造，使员工以及管理人员之间能够及时和经常沟通；灵活的上班时间和实验器材开放体现企业尊重员工个性和对员工的充分信任，并有利于技术创新；走动式管理便于加强上下级的情感沟通，建立融洽关系。 2、目标管理的理念 目标管理（MBO）以重视成果的管理思想为基础，强调自我控制。德鲁克认为，“目标管理的主要贡献之一，就是它使得我们能用自我控制的管理来代替由别人统治的管理”。目标管理通过预先确定目标，适当授权和及时的信息反馈，推动各级管理人员及员工实行自我控制。灵活的上班时间和虚拟办公室等开放式办公方式就充分体现出目标管理的理念。 综上所述，开放式办公有着诸多的好处，但开放式办公的各种具体方式均有其特定的场合和相应的条件，企业在实际工作中应灵活选择和运用，如并非所有企业都可以全力推行“虚拟办公室”，这需要针对不同的工作需要，作不同的处理。虚拟办公室通常适合于工作属性为高度自主，而且不需要和同事进行太多互动的情形。